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      流动人员人事档案管理思考

      摘要:流动人员的人事档案管理是政府人事人才公共服务的一项重要内容,是人才服务体系的依托,具有数量多、管理难、服务多样性的特点。面对日益增多的档案库存量、流转量、服务量,本文探讨如何提升人才服务建设水平和服务质量,体现人事档案的价值,满足社会对人才的管理需要和流动人员的服务需求,并提出了改进建议。

      关键词:人才服务;流动人员;档案管理

      档案是人一生的履历记录,更是人一生的奋斗证明。在非国有企业、社会团体工作的人员,从事自由职业、选择灵活就业的人员、外出务工人员、未就业大中专毕业生、私企职工以及国家机关、事业单位和国有企业的非正式职工,由于没有固定单位或所在单位无档案管理权限,用人单位(个人)委托当地的人才服务机构管理单位职工(个人)人事档案。人才服务机构管理的这部分人员的人事档案就是流动人员的人事档案。人才服务机构管理流动人员的人事档案是一项工作职能,是政府人事人才公共服务的一项重要内容。随着城市的建设和发展,流动人员的数量逐日增多,为了维护社会的稳定和保障民众的权益,1996年中共中央组织部、人事部印发了《流动人员人事档案管理暂行规定》进一步规范了流动人员人事档案的管理工作。人才服务机构负责流动人员人事档案材料的接收、鉴别、整理、组卷、保管、转递等管理工作,组织关系接转工作,并按照规定为其政审、出国、留学、案件审理、落户等出具证明、接待来访、查阅、咨询等服务利用工作。通过走访调查、登录人力资源社会保障部网站、查阅智研咨询集团发布的《2019-2025年中国人力资源服务行业发展现状分析及市场前景预测报告》《2020年中国人力资源服务行业分析报告—市场供需现状与发展动向研究》《中国人力资源服务业发展报告(2019)》等资料发现,截至2019年年底,我国人力资源市场和人力资源服务业发展,呈现人力资源行业规模扩大、机构数量增长、高端业态快速发展和市场配置能力得到提升的态势;流动人员数量、流动性呈现出上扬趋势。面对日益增多的档案库存量、流转量、服务量的特点,面对日益增多的档案库存量、流转量、服务量的现状,摆脱人力资源市场资源配置不平衡、信息来源分散、档案利用率低的困境,提升服务水平和服务质量,体现人事档案的价值,满足社会对人才的管理需要和流动人员的服务需求,流动人员档案信息化建设成为必然。

      一、流动人员档案管理工作中存在的问题

      (一)管理体制较为落后,管理方式过于陈旧。人事档案中包含有个人基本信息、工作履历情况、学历学位变动、职务职称晋升、工资待遇变化等方面的内容,用人单位通过查阅人事档案就可以对流动人员的个人情况有更加深入地了解。我国从1995年开始实行流动人员档案管理服务工作,至今已二十余年,但是受社会经济发展水平不高,流动人员流动性大、档案工作人员少的影响,流动人员人事档案管理体制仍较为落后,主要表现在:1.在人事档案管理中存在着档案资料收集不齐全、不完整,档案整理不到位、档案转递不及时,出现“人档分离”“人档不一”的现象,导致人事档案不能为用人单位提供有用的信息,严重影响了档案的价值作用。2.传统纸质档案的管理模式工作效率低,更易发生丢失、损坏档案资料现象,不利于长期保存和利用。3.档案管理过程缺少标准化,特别是在中小企业中尤为明显,一旦档案资料受到破坏便无法实施有效管理,这也是造成人事档案管理水平落后的重要原因。而且,随着社会经济发展,人员流动速度加快,人事档案管理模式未能及时改变,无法满足流动人员对档案管理的需要。(二)工作人员素质不高,结构配比不合理。流动人员的档案管理工作具有很强的专业性,需要有专门的管理机构和高素质的工作人员来负责这项管理工作。《2020年中国人力资源服务行业分析报告—市场供需现状与发展动向研究》显示,截至2018年底,全国共有各类人力资源服务机构3.57万家,其中,公共人力资源服务机构5180家,经营性人力资源服务机构30523家。《中国人力资源服务业发展报告(2019)》显示,2018年人力资源服务业统计情况———行业从业人员64.14万人,与2012年33.6万人相比增长了9.89%,平均每家机构的从业人员仅有18人,存在严重的配比不平衡。通过走访调查、查阅人力资源社会保障部和各地市人力资源机构网站公布的数据资料、组织问卷调查等形式发现,当前人力资源机构的工作人员大多是兼职人员,自身不是档案专业毕业,也没有经过系统的、专门的档案业务知识的培训,自身素质和业务技能与档案管理发展的要求不相符。特别是有些档案管理工作人员,职业素养不高、责任心不够、服务态度冷漠、执行政策僵化,甚至推诿刁难,违背档案管理原则的事情时有发生,严重损害了人社部门的形象。我国流动人员档案管理人员素质不高,结构配比不合理,制约着档案管理质量和信息化建设的进程,也是我国人事档案管理信息化建设过程中亟待解决的问题。(三)设备过于老旧,内容不健全,信息资源利用率低。人事档案的办公需要有专门的场地、独立的库房,有密集柜(架)用于存放档案,有专用设备保证库房环境达标。因专业的档案管理设备费用较高,由于资金有限,设备更新不及时;受条件限制,库房面积与存档数量不相匹配,这些都制约了档案管理水平。档案资料不健全、档案管理内容不符合现实需求,影响了档案利用效率。(四)流动人员档案意识不强,“死档”“弃档”现象增多。通常情况下,非公有制企业不具备管理员工人事档案的权限,私企职工以及国家机关、事业单位和国有企业的非正式职工的人事档案都委托当地的人才服务机构来保管。很多流动人员把档案放到人才中心托管后就觉得万事大吉了,有的人对自己的档案长期不闻不问,更有甚者档案早已丢失,有的人对自己能享受哪些人才公共服务更是不清不楚,造成档案“失联”,时间一长将难以保证档案信息的实效性和准确性。如取得新的学历、劳动合同或其他材料时没有及时归入个人人事档案,导致个人人事档案无法及时、完整地反映存档人员的基本情况和经历,在评定职称、考研、出国等情况下需要依据档案出具相关证明材料时,个人人事档案不能提供有效的材料和依据,就会面临诸多不便。

      二、加强流动人员人事档案管理工作的对策

      (一)健全管理体系,创新服务模式。针对管理体制较为落后、管理方式过于陈旧、设施设备老旧的现状,一是建立健全流动人员档案管理体系。成立专门的领导机构、组建专业的档案工作人员队伍和信息监督检查机构保证流动人员档案管理工作有序开展,同时,建立流动人员数据库,分析流动人员的专业情况和就业意向,有针对性地为他们提供岗位需求信息,提高他们就业的成功率。二是创新服务模式,提高服务水平和服务质量,满足流动人员的需求和单位需要,提高社会认可度。建立“流动人员人事档案公共服务信息系统”,在人力资源公共服务机构委托存档的流动人员可在网上办理查询存档信息、出具相关证明、开具调档函、预约申请个人退休、变更个人信息和代办个人社保信息变更等多项人事档案业务,如,新冠疫情防控期间,北京市人才档案公共管理服务中心大力应用数字影像档案提供网上办、掌上办、邮箱办、电话办、咨询办等多种“不见面”服务,既减少群众办事聚集,又优化简化服务流程,为劳动力就业提供高效优质服务。存档单位也可通过网上查询单位立户信息和单位户内现有存档人员名单。同时,加强人事档案的动态性管理,丰富和扩大人事档案的内涵,增强人事档案信息的时效性,提升人事档案的“含金量”,实现人事档案的“再增值”。(二)完善档案管理制度,加强信息化建设。我国人力资源服务业参与者主要是国有、外资和民营企业。党的十九大提出要加快建设人力资源协同发展的产业体系,要在人力资本服务等领域培育新增长点、形成新动能;2019年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于促进劳动力和人才社会性流动体制机制改革的意见》指出:加快档案管理服务信息化建设,推进档案信息全国联通。为了适应社会发展的需要,规范档案管理工作,更好地发挥人力资源机构的职能,人力资源机构在现有的基础上健全完善档案管理制度,特别要做好以下几方面工作:一是改变传统的流动人员人事档案管理模式,人力资源机构与相关人员或组织机构签订委托管理流动人员人事档案协议,明确双方的利、权、责,确保人事档案材料准确、及时、齐全、完整。二是人力资源机构档案工作人员在接收档案时应认真检查档案材料,若发现档案材料不齐全、缺页少页或者出现丢失时,要向有关人员或单位去函询问,以此来保证流动人员人事档案的完备齐全。三是加强信息化建设。配备必要的办公设备、场地和人员,完成档案数据录入、信息审核、标签张贴、入架(柜)存档等工作,并由工作人员专职负责工作调度、数据审核、督导和统计上报工作。提高人事档案公共管理服务水平。(三)采用多维度培训方式,提高档案人员的业务素质和技能。人力资源机构要重视档案工作人员的培训,加大培训力度和深度,采用“走出去”+“请进来”+“内部互学”+“定期考核”方式加强专业知识的学习和技能的培训。通过边学、边练、边促进,提高其管理水平和运用先进技术的能力,从而形成一套较为完整的综合理论体系,更好地服务于人民。同时,要广开招贤之路,吸收一些懂档案专业知识、具备计算机管理能力、熟知法律、法规的复合型人才,以适应流动人员人事档案信息化建设的需要。(四)构建基于产教融合的校企合作模式。目前,有些高校开设了档案专业,很多高校的文秘、人力资源管理、司法助理等专业都开设了《档案管理实务》课程,该课程具有很强的理论性和实践性,对于缺少社会历练的学生而言学习难度较大。2019年年初教育部出台了《国家职业教育改革实施方案》明确了新时代职业教育的发展方向,要以岗位需求为导向,以能力目标为核心,注重产教融合、工学结合,提高学生的能力和技能的培养,使学生成为融知识、技能与综合素质为一体的技能型人才。这些正是目前人力资源机构的短板,本着“互惠互利,各取所需”原则,人力资源机构与高职院校进行课程内容与职业能力的对接、教学过程与工作过程的对接,满足企业对应用型档案管理人员的需求,解决高职院校学生“出口”问题。利用资源优势,积极参与到实践教学环节中,给学生提供校外实训、顶岗实习机会,加深产教融合深度,实现工学结合、知行合一。(五)加强档案信息资源开发利用。随着社会经济发展,信息资源共享、数据互通互联、服务便捷高效成为流动人员的诉求。满足社会公众需求,提供良好公共服务是政府的职责之一。面对日益增多的档案库存量、流转量、服务量,人力资源市场要提升服务水平和服务质量,推进“一次办好”改革,创新“智慧人社”服务模式,就要抓基础建设,在充分维护广大社会公众的合法权益情况下,用好、用活流动人员人事档案信息资源,做好、做实档案信息化建设工作。根据公众需求和企业需要不断改进工作方式、完善档案管理内容,通过档案信息化建设提高利用效率,体现档案的价值,从而更好地发挥档案“资政惠民”作用,对推动档案事业的可持续发展具有显著的实践性意义。(六)借助新闻媒介加强档案知识的宣传。人力资源机构在办公大厅张贴服务指南、办事流程、注意事项、人事人才信息等,印制人事档案内容、作用、转递流程等宣传画册,利用网站、云平台建立公众号,宣传档案相关的知识,及时发布人事人才岗位需求和招聘信息等,特别是今年新的《档案法》实施,新闻媒介都在大力宣传,人力资源机构可以借此机会大力宣传人事档案;在流动人员办理相关事宜时工作人员详细解答、指导,使他们认识到人事档案管理服务工作机构是保障个人利益的机构,在国家公务员选拔、国有企事业单位招聘时都要审查人事档案,作为甄选人才的证据;在办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明时也要依据个人人事档案。只有流动人员了解人事档案的重要性,才会配合人力资源机构及时补充完善人事档案材料,有效发挥档案的作用。目前流动人员人事档案管理工作中存在的诸多问题,与流动人员自身认识不到位、档案管理机制不健全、制度不完善有关,需要挖根源、找差距、补短板,并在实践中不断地完善。

      参考文献:

      [1]胡浩媛.浅议流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].广西政法管理干部学院学报,2014,29(03):127-129.

      [2]江赟.流动人员人事档案管理的探索与思考[J].中外企业家,2018(27):92.

      [3]陈瑶.秦皇岛市流动人员人事档案管理问题研究[D].燕山大学,2018.

      作者:宋辉宇 单位:河北政法职业学院

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