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      中国石油境外档案管控实践思考

      中国石油天然气集团有限公司(以下简称“中国石油”)是国有重要骨干企业和国内最大的油气生产供应企业,2019年被国资委列为创建世界一流示范企业,规划到2035年建成世界一流综合性国际能源公司。近年来,公司大力实施国际化战略,在33个国家运作90个油气投资合作项目。境外档案是国际能源行业合作与竞争中进行资产交易、赢得法律诉讼、规避商务风险、维护合法权益的重要资源与凭证,尤其是油气勘探领域形成的勘探开发档案更是油气合作项目的核心资源和宝贵资产。然而,在国际化经营中,境外档案管理面临着档案管理法规遵从多样、管理模式复杂、档案人员稀缺等多种挑战,加强境外档案管控是提升中国石油国际竞争力的必然要求和现实需要。

      主要做法

      中国石油将境外档案管控现代化作为公司国际化现代化的重要内容,协同推进实施。和多数中央企业相同,中国石油实行“集团总部—中油国际(专业公司)—境外项目”三级管控模式,建立了与之相匹配的“集团总部后台支撑—专业公司中台管控—境外项目前台管理”的境外档案管控体系。1.集团总部打造协同支撑“后台”。集团总部立足战略管理定位,主要从战略规划、顶层设计方面为境外项目档案工作提供政策、业务和技术支持。(1)将境外档案管理纳入公司管控体系中国石油充分认识到境外项目档案的价值,将档案管理作为提升业务管理水平的重要抓手。在档案部门促进下,各个业务领域将境外档案管理要求融入相关业务制度和管理流程,初步建立了档案、投资、资产、法律、信息化、风险等业务主管部门协同治理机制。例如,《中国石油境外投资项目管理办法》规定,集团办公室、专业公司负责制定境外投资项目档案管理办法,指导、监督境外投资项目档案工作;境外项目负责所属项目档案管理,每年定期将项目审批和实施过程中的相关文件、资料存档备查,确保项目档案的真实性、完整性、系统性。另外在《中国石油境外财务管理办法》《中国石油境外项目合规与风险指引》中,均设置专门条款对境外项目档案管理提出要求,既促进业务管理目标的实现,也有力促进境外项目档案管理目标的实现。(2)制定集团境外档案管理制度坚持目标引领和问题导向。2014年,从资产监管角度制定《中国石油境外档案管理办法》,对境外档案管理的重要方面进行了规定。具体而言,一是明确集团境外档案管理体制,规定了集团总部、专业公司和境外项目档案管理职责,并对管理体制和人员提出要求。二是明确境外档案管理的基本原则,特别是要求在设立合资公司时,在合资公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用权及使用方式,确保中方权益。三是首次明确境外重要档案范围,提出涉及企业资产与产权、商业秘密、商务合同、债权债务等内容的档案应当列为重要档案,并分别制定境外投资类企业、境外工程技术类企业、境外工程建设类企业、国际贸易类企业重要档案归档范围清单。四是简化档案整理,除权益性、凭证性文件归档原件外,其他一律以电子形式归档,并简化了档案分类、整理要求。五是突出安全应急管理,对重要档案的保管、运回、数字化等进行规定,明确了档案安全受到威胁时应当采取的有效保护措施。(3)建立集中统一的档案管理平台信息化是防范境外档案管理风险的重要手段,中国石油建立了集中统一的档案管理系统。根据境外项目信息化条件,2014年起陆续开发英语、俄语、西班牙语单机版本和局域网版本档案管理系统,并在境外项目推广应用,为实现境外档案在本地的集中管理提供了技术手段,有力提升了档案管理的信息化水平。境外单机版本和局域网版本档案管理系统可通过多种方式实现与国内档案管理系统的集成,在符合所在国法律和项目合同的前提下,电子档案和纸质档案数字化副本及时传输到国内。2017年建成的中国石油档案馆,也是境外档案的保管利用中心,为境外实体档案在国内的集中统一管理提供了条件。2.专业公司打造专业管控“中台”。中国石油国际勘探开发有限公司(以下简称“中油国际”)按照专业管理定位,以绩效最大化为目标,负责境外项目档案工作的统一管理、制度制定、监督检查和业务考核。(1)建立突出文控的境外项目文档制度体系中油国际从境外项目全局和特点出发,针对不同国家、地区和不同项目管理模式,建立体系化的档案管理制度和标准。除制定《中油国际境外档案管理实施细则》《中油国际境外档案安全保管应急预案》等通用性管理规范外,还充分借鉴国际合作项目文控管理经验,从文件档案全生命周期制定境外项目标准规范,如以油气田地面工程建设项目为切入点,制定《中油国际境外工程建设项目文档管理规范》,规范文件档案从形成、提交、审批、分发、归档的全过程,制定《中油国际境外工程建设项目交工文件管理细则》等7个配套细则同步实施。(2)采取系统化的境外档案管控措施一是靠前开展档案业务指导。项目档案工作策划是项目档案工作顺利开展的重要保障,在境外项目策划阶段或在成立合资公司时,如果不及时将档案管理要求纳入公司章程或相关协议,往往造成不可挽回的损失。如中乌天然气管道项目在合资公司章程中规定:“股东有权获得关于合资公司业务信息,可在任何适当时候查阅、调取、复印或摘录相关文件,合资公司对文件信息真实可靠性负责。”中油国际充分发挥项目集中管控优势,在项目前期及时介入,通过制度宣传、提醒或交底等多种形式,将档案管理要求融合项目管理过程并跟踪指导。二是开展多种形式的档案业务培训。编制《境外档案培训通用教材》并制作课件,针对国内职能部门、境外项目等不同培训对象灵活调整档案培训内容和培训方式。三是开展现场指导检查。一方面努力将档案管理检查内容纳入境外业务检查内容,检查业务的同时检查档案工作;另一方面采取档案部门随团和单独组团方式,每年对重点境外项目开展针对性的指导检查和重点建设项目档案验收。四是开展项目档案工作考核。根据年度档案工作要点设计考核指标,纳入机关职能部门、境外项目公司绩效考核体系。(3)组建境外档案共享中心针对境外项目档案人员少且流动性大的特点,2015年起开始尝试为境外项目提供定向档案服务,取得了较好效果。2018年中油国际按照共享服务理念,组建境外档案共享中心,为分布在全球的境外项目提供专业、标准、高效的档案业务指导和档案整理、利用、编研等服务。目前,档案共享中心正在努力建立一支懂外语、懂业务、懂档案的专业化团队。该团队联合中国石油档案馆、在京主要单位档案业务骨干,组成开放式的人力资源队伍和专家队伍,构成境外项目档案“人才库”,根据不同项目特点和需要,提供灵活、定向、精准服务。3.境外项目打造敏捷管理“前台”。境外项目按照运营单位的定位,发挥属地优势,采取差异化的档案管理模式,实施面向本地运营的灵活档案管理策略。(1)依据项目类型施行不同档案管理体制对于大型战略项目、大股东和作业者项目,一般设置专门档案机构,配备专职档案人员,如在中缅油气管道项目分别在曼德勒和内比都两地设置专门的档案室,并配备档案专职人员2名;中哈天然气管道项目设立档案管理组,配备了一支5人的中外方档案工作团队。对于中小项目以及小股东、非作业者项目,通常配备兼职档案人员。在项目内,建立覆盖全业务的档案管理网络,建立境外项目与中油国际的业务指导关系,落实境外项目档案要求。(2)通过股东行权实现境外档案管控境外项目通常在境外组建合资公司形式运作。合资公司作为多元利益的综合体,按照现代公司治理方式,并不执行中国的法律法规和制度要求。这就需要中方通过股东行权方式将中方管理意图体现在合资公司制度中。对于大股东项目、作业者项目,努力建立中方主导的档案管理体系,将中方档案管理的理念、制度、流程、方法融入合资公司的管理体系当中,特别是规定文件材料归档范围、保管和利用权限及档案处置等内容。对于小股东项目,则在签订股东协议时明确中方拥有的档案权益,或联合其他小股东提出档案工作要求,保证股东的知情权、参与权。如巴西里贝拉项目中方股份仅为10%,但在合同谈判时就将经营类、财务类和技术类档案的共享利用纳入合同条款,确保了中方对档案的获取权。(3)明确不同阶段管控重点除采取针对性的指导、检查、培训、考核外,根据境外项目不同阶段调整工作重点。在项目前期,重点是配合项目投资、项目管理等部门及时将档案管理要求纳入项目管理,同时针对项目特点开展项目档案策划,建立项目档案管理体系,明确业务部门归档职责和归档要求。在项目运行期,重点是跟踪指导和过程管控,及时做好股权、企业资产、商务文件、重要合同、知识产权、财务等重要档案的收集工作,在条件允许情况下电子传输或运回国内。在项目后期,重点关注项目终止或退出时,境外项目档案的处置工作,按照法律或协议要求做好项目档案的整理、移交。对于中方权益档案,则及时采取安全保管、异地异质备份、鉴定销毁、带回国内等措施。

      提升方向

      通过以上措施,中国石油构建了自上而下、统一管理、各负其责的多层级多维度档案管控体系,充分发挥了不同管理层级的优势,从而有效保障了境外档案工作的开展,实现了与公司国际化发展战略的协同。下一步,公司将围绕创建世界一流示范企业目标,不断创新境外档案管理模式,重点在深化知识利用、加强业务融合、完善技术平台、打造专业队伍等方面提升。

      作者:杨帆 王强 单位:1.中油国际管道有限公司 2.中国石油天然气集团有限公司

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