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      高校社交媒体文件归档管理研究

      科学技术的迅猛发展,给档案工作带来了巨大影响,特别是社交媒体的普及应用,使档案工作的理念、技术和方法发生了深刻变化,档案工作领域更加广泛、内容更加丰富,纸质载体的传统归档管理方式已经难以适应现有的发展状况。因此,如何有效地管理社交媒体文件,成为档案工作者的一项新任务。国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》把研究制定社交媒体文件归档管理办法明确为核心任务之一,明确要求“加快提升电子档案管理水平……研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法”。高校社交媒体文件作为社会记忆不可或缺的一部分,具有非常重要的归档价值,然而目前相关的具体指导性文件或规范性指南仍未出台,高校档案部门和档案工作者对此也没有足够重视,社交媒体信息归档实践工作还未普及,因此,高校社交媒体文件没能及时得到科学规范的归档管理。

      近年来,随着互联网软硬件设施不断升级和智能设备的普及,各类社交媒体如雨后春笋般涌现出来,如微博、微信、直播平台、QQ空间、社交网站等。据中国互联网络信息中心发布的第45次《中国互联网络发展状况统计报告》显示,截至2020年3月,我国网民规模达9.04亿,互联网普及率达64.5%,我国在线政务服务用户规模达6.94亿,占网民整体的76.8%。截至2019年6月,我国网民使用手机上网的比例已达99.1%。高校是互联网普及率较高、网民比较集中的区域,社交媒体已成为高校发布招生、教学、科研和管理等相关信息的重要途径,以及开展校园工作的新兴平台和重要窗口。基于社交媒体信息的特点,师生们越来越倾向于通过社交媒体来获取和传送信息。

      社交媒体信息的特点

      一是信息传播速度快。高校社交媒体信息的传播速度极快,信息接收者同时又是信息的传播者,信息的覆盖面广,属于交互式传播,能够即时反馈、实时互动。二是获取信息便捷。不同于广播、电视等传统媒体受时间、地点和条件限制,社交媒体不再受制于时间和空间,只要在网络条件下,可以随时随地获取信息。三是公众参与性强。社交媒体允许用户自己撰写、分享文章和话题,并且还可以讨论、相互沟通,因而增强了公众的参与意识。此外,鉴于社交媒体信息海量与暂时性等特征,如不及时科学地归档管理,势必会造成重要信息的丢失或遗漏,破坏档案的系统性和完整性,给将来的有效利用带来影响。

      高校社交媒体文件的档案价值

      社交媒体文件符合档案的本质属性,档案的原始记录性决定了社交媒体文件具有凭证、参考和文化信息价值。高校社交媒体文件是对学校教学、科研和管理活动的真实记录,是学校发展脉络的历史见证,是连接学校过去、现在和未来的重要纽带,在学校建设中发挥着不可或缺的作用。高校社交媒体文件管理工作已经逐渐成为高校档案工作中的重要组成部分,所以说,对高校社交媒体文件进行及时、规范地归档管理十分必要。1.具有档案特质的原始记录性。社交媒体平台记录着学校教学、科研和管理活动的全过程,这些信息从内容来说是社会活动的第一手记录,从形式上看,如果没有被社交媒体平台删除,或者被有意篡改,其真实性总体上能够得到一定的保障。2.凭证价值。新修订的《中华人民共和国档案法》第三十七条明确了“电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用”。最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》的解释第一百一十六条规定:“电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。”所以说社交媒体文件与传统载体档案同样具有证据与凭证作用。3.参考价值。高校档案馆的重要职能之一是提供信息服务。以青岛大学为例,在每年的高考之后和研究生招生之前的这段时间,教务处和研究生处的微信平台上的“招生计划”“历年分数”“志愿帮选”“学校概况”“院部介绍”“专业目录”等版块点击量会剧增,评论区的互动也会变得非常活跃,这都充分表明了高校社交媒体文件的参考价值。4.文化价值。为社会培养人才是高校的主要职责,围绕学校中心工作开展的学科设置、人才培养、师资队伍建设等活动充满了高校特有的文化元素,高校社交媒体文件是高校发展、变化的记录者和见证者,具有重要的文化价值和社会价值。

      归档要素与流程

      1.归档范围。以2016年8月发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894—2016)为依据,参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《高等学校档案管理办法》,将高校应用社交媒体平台进行职能活动所形成的对社会、学校和学生有参考和保存价值的一系列文件集合,包括各种元数据,均应纳入高校社交媒体文件归档范围,以青岛大学社交媒体文件归档范围为例,其社交媒体文件的归档分别以组织机构和人物为中心(如表1、表2所示)。2.归档方式。归档方式主要有物理归档和逻辑归档两种。物理归档是指把电子文件下载到可脱机保存的介质上,将介质移交给档案保管部门的过程。物理归档又可分为网络传输归档(又称在线归档)和介质传递归档(又称卸载式归档)。逻辑归档是指在计算机在网络环境下,以不改变原有的存储位置和方式为前提,只将电子文件的管理权转交给档案管理部门的过程。也就是说,文件的形成部门只需要把存储文件的逻辑地址告知档案管理部门,并把管理权转交给档案管理部门,档案部门便可直接通过网络完成社交媒体文件的归档、保存及利用。3.归档时间。归档时间分为实时归档和定期归档两种形式。实时归档是指社交媒体文件形成之时即将其保管权限转交给学校档案馆对其进行归档。定期归档是指社交媒体文件形成部门按照有关规定,在社交媒体文件形成处理完毕并经过整理后再移交给学校档案馆。4.归档要求。归档要求分两方面,一是对社交媒体文件归档工作的要求,二是对社交媒体文件质量的要求。对社交媒体文件归档工作的要求主要包括:(1)做好前端控制,即做好业务指导工作,从文件生命周期开始阶段就介入管理,包括系统设计阶段、文件的格式等。(2)质量检查与技术鉴定同步,即归档前的技术鉴定和归档时的质量检查验收须同步进行。对社交媒体文件的质量要求主要包括:(1)文件要齐全完整,既不能缺少材料,每份材料也不能缺失内容。(2)文件的内容要真实有效。(3)文件要整理有序。(4)文件格式要统一且规范。(5)要有3套备份。5.归档鉴定。社交媒体文件的鉴定是指判定社交媒体文件的价值并确定其保管期限。具体包括内容鉴定和技术鉴定两方面。内容鉴定的主要工作是判断文件的有用性和有用程度;技术鉴定的主要任务是判断能否有相应的技术使社交媒体文件的有用性得以实现。6.技术支持。随着信息技术的迅猛发展,面对社交媒体产生的海量信息,世界上已经具备网络信息资源的自动识别技术、自动捕获技术,如网络爬虫、Web抓取工具、API集成等,并且已经有较成熟的电子文件管理系统(ElectronicRecordsKeepingSystem)使电子文件得到系统管理。因此,高校社交媒体信息的捕获、保存和管理的实现不成问题。数据库、电子密钥技术、电子签名技术等技术为高校社交媒体文件的捕获、保存和管理提供风险控制。7.归档流程。国内外的档案机构和档案工作者已经充分地认识到社交媒体信息的重要性,并已经开始积极行动起来。国外许多国家已经制定了社交媒体文件归档规范和指南,我国对社交媒体的研究方兴未艾,落实到具体操作的规范和指南等还急需建立和完善,期待在不远的将来社交媒体文件管理的各项制度规范逐步健全完善,把社交媒体信息完整系统地保存下来。

      作者:杨洪云 单位:青岛大学

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